18.12.2020

Rejestracja umów o dzieło w ZUS – co należy wiedzieć i jak się przygotować

Przypominamy, że od 1 stycznia 2021 r. wchodzi w życie obowiązek rejestracji umów o dzieło w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Obowiązek został wprowadzony na podstawie art. 22 ustawy z 31 marca 2020 zwanej „tarczą antykryzysową” (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 z późn. zm.), który wprowadził zmiany do ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zm.).

W ramach KIPA SUMMIT 2020 przeprowadziliśmy rozmowę z Mecenasem Krzysztofem Czyżewskim z Kancelarii Adwokackiej Czyżewscy oraz Mecenasem Maciejem Kubiakiem z Kancelarii LSW Leśnodorski, Ślusarek i Wspólnicy dotyczącą umów o dzieło zawieranych przez producentów audiowizualnych oraz obowiązku rejestracji tychże w ZUS. Udostępniamy na stronach KIPA prezentację towarzyszącą rozmowie. Rejestracja spotkania dostępna jest pod następującym linkiem: youtu.be/35ThFCinHS8

Jednocześnie w części dla zalogowanych członków KIPA dostępne są przygotowane przez Kancelarię LSW:

• Memorandum – umowa o dzieło i umowa o świadczenie usług w produkcji audiowizualnej,
• Memorandum – wkład do utworu audiowizualnego jako dzieło,
• wzór umowy o dzieło z przeniesieniem praw,
• wzór umowy o dzieło bez przeniesienia praw.

Materiały te są aktualne, a dodatkowo w styczniu zostaną uzupełnione o najnowsze orzecznictwo sądów oraz ZUS.

Serdecznie zapraszamy do zapoznania się z podstawowymi informacjami dotyczącymi realizacji obowiązku poniżej.

Płatnicy składek oraz osoby fizyczne zamawiające wykonanie dzieła będą zobowiązane do poinformowania o zawarciu każdej umowy o dzieło:

• w terminie 7 dni od jej zawarcia,
• bez względu na formę zawarcia umowy (pisemną lub ustną).

ZUS trzeba będzie informować o każdej umowie o dzieło z wyjątkiem umów, które już stanowią tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń tj:

• umów zawieranych z własnymi pracownikami,
• umów, w ramach których przyjmujący zamówienie wykonuje pracę na rzecz podmiotu, z którym pozostaje w stosunku pracy.

20 listopada br. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej opublikowało w portalu Rządowy Proces Legislacyjny projekt rozporządzenia regulującego szczegółowy zakres przekazywanych do ZUS informacji oraz wprowadzającego formularz RUD – zgłoszenie umowy o dzieło. Projekt rozporządzenia został skierowany do uzgodnień międzyresortowych oraz opinii organizacji pracodawców i związków zawodowych.

Informacje dotyczące zawartych umów o dzieło będą ewidencjonowane na koncie płatnika składek przez profil PUE ZUS. Na obecnym etapie każda umowa będzie musiała być rejestrowana osobno, chyba, że podmiot rejestrujący w danym okresie zawarł więcej niż jedną umowę z tą samą osobą fizyczną. Wówczas poprzez jeden formularz będzie można zarejestrować do 10 umów. Formularz ZUS RUD będzie wymagać od płatników przekazania następujących informacji:

• dane identyfikacyjne zamawiającego: NIP, REGON, nazwa skrócona, a jeżeli zamawiający jest osobą fizyczną PESEL lub numer dowodu tożsamości, imię i nazwisko,
• dane identyfikacyjne osoby, z którą zawarto umowę o dzieło: PESEL lub dowód tożsamości, imię i nazwisko, data urodzenia,
• dane adresowe zamawiającego,
• dane adresowe osoby, z którą zawarto umowę o dzieło,
• data zawarcia umowy,
• data rozpoczęcia i data zakończenia wykonywania umowy,
• przedmiot umowy.

Największą uwagę należy przywiązywać do prawidłowego określenia przedmiotu umowy, tj. w sposób nie budzący wątpliwości co do charakteru umowy o dzieło. ZUS zwraca uwagę między innymi na następujące cechy wyróżniające umowę o dzieło:

• określenie dzieła w sposób konkretny, nie budzący wątpliwości,
• możliwość poddania dzieła sprawdzianowi na istnienie wad fizycznych,
• odpowiedzialność przyjmującego zamówienie za osiągnięcie umówionego rezultatu,
• pewność rezultatu,
• brak powtarzalności.

Cele regulacji obejmują zapewne:

• możliwość weryfikacji przez ZUS ilości umów o dzieło zawieranych przez poszczególne podmioty lub branże,
• zbieranie danych umożliwiających ZUS przeprowadzania kontroli u przedsiębiorców,
• przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców, u których stwierdzono nieprawidłowości w określeniu przedmiotu umowy o dzieło,
• w przyszłości być może również nałożenie składek ubezpieczeniowych na umowy o dzieło.

Przygotowanie płatnika do wejścia w życie nowych przepisów powinno objąć rozważenie:

• inwentaryzacji umów o dzieło,
• weryfikacji zawieranych umów pod kątem kryteriów stosowanych przez ZUS,
• wprowadzenia zmian do umów,
• zastąpienia umów o dzieło innym typem umowy.

Najważniejsze sankcje za niedopełnienie lub niewłaściwą realizację obowiązku umów o dzieło to:

• grzywna nałożona przez ZUS do wysokości 5.000 zł,
• przekwalifikowanie przez ZUS kwalifikacji umów z dzieło na zlecenie lub umowę o świadczenie usług i zapłata zaległych składek na ubezpieczenia społeczne wraz z odsetkami.

KIPA zrealizowała zrealizowała ankietę badawczą dotyczącą przygotowania producentów do realizacji obowiązku rejestracji umów w ZUS, której częściowe wyniki znajdziecie w prezentacji poniżej. Wystąpiliśmy również do Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z opinią dotyczącą skutków regulacji dla małych i średnich przedsiębiorstw.